Privacyverklaring

Hanneke Ockhuysen – Meester in Mediation

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van mijn cliënten, potentiële cliënten en/of andere personen die mijn website bezoeken of contact met mij hebben.

In deze privacyverklaring kunt u informatie vinden over hoe ik omga met persoonsgegevens. Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop ik omga met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met mij opnemen via telefoon: 06 22502313 of e-mail: info@ockhuysenmediation.nl.  Als u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht of als u uw klacht liever niet bij mij indient, kunt u deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de website autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Als mediator ben ik verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de AVG naleven.

Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Mediationdossier
Indien u een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik persoonsgegevens die u en de andere partij(en) in uw zaak verstrekt. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens zoals uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Afhankelijk van het onderwerp van de mediation kan het ook gaan om aanvullende persoonsgegevens zoals identiteitsbewijs, geboortedatum, nationaliteit, huwelijkse staat, bedrijf waar u werkt, maar ook gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens.

Facturering
Indien u een opdracht aan mij verstrekt, verwerk ik ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die ik verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.

Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerk ik persoonsgegevens?
Mediationdossier
Ik gebruik de persoonsgegevens die u heeft verstrekt in het kader van een mediationopdracht om het mediationdossier te behandelen. Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het mediationtraject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vraag ik u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst aan de start van de mediation te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van mijn diensten, want ik kan de diensten niet uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.

U heeft het recht uw toestemming weer in te trekken. Ik mag dan geen gegevens meer van u verwerken. Ik kan vanaf het moment van intrekking van de toestemming geen diensten meer voor u verrichten, en zal het mediationdossier dan onmiddellijk moeten sluiten.

Facturering
De betalingsgegevens die u heeft verstrekt, gebruik ik om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met mij sluit uit te voeren.

Contact
De contactgegevens die u aan mij verstrekt, gebruik ik om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden. Ik verwerk deze persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van mijn gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van het kunnen uitoefenen van mijn werkzaamheden.

Hoe lang bewaar ik uw persoonsgegevens?
Mediationdossier
In verband met de maximale verjaringstermijn bewaar ik het (ook digitale) mediationdossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel twintig jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaar ik een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien ik van mening ben dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren.

 Administratie
Ik bewaar mijn administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Overige contactgegevens
De overige contactgegevens bewaar ik één jaar na het laatste contact, tenzij u eerder een verzoek bij mij indient om deze te verwijderen.

Met wie deel ik uw gegevens?
Uw gegevens worden opgeslagen in een (digitaal) dossier en kunnen voorkomen in e-mails die ik verstuur of ontvang. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan mij heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van mij de financiële administratie verricht dan wel een eventuele incassoprocedure in opdracht van mij verricht. Met deze partijen heb ik een verwerkersovereenkomst gesloten waarin minimaal eenzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als u van mij mag verwachten.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen mij indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld.

Uw gegevens worden verder niet aan derden verstrekt, tenzij ik op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt bepaalde gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Ik heb passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden.

Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:

  1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
  2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
  3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen – het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
  5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met mij op te nemen via het aan het begin van de privacyverklaring genoemde e-mailadres of telefoonnummer.

Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone.
Ik gebruik alleen technische en functionele cookies alsmede analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. De door mij gebruikte cookies zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Deze cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. De website kan hiermee website geoptimaliseerd worden. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.
Voor meer informatie over het gebruik, het beheer en het verwijderen van cookies voor elk besturingstype kunt u de volgende link raadplegen: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/internet-telefoon-tv-en-post/cookies#faq

Wijzigingen
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die ik verwerk of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kan ik deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zal ik een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.

Versie april 2020

Wilt u een probleem oplossen met mediation?